Intern beloningsbeleid en zorgvuldige klantbehandeling
De beloning van medewerkers bij AFAC Bv is in beginsel vastgesteld op basis van gewerkte uren of inhoudelijkheid van de functie. Er worden geen individuele prestatiedoelen gesteld.
Voor administratieve medewerkers geldt een vast salaris. Voor medewerkers met klantcontact geldt dit ook met dien verstande dat er een bonusregeling kan zijn.
Bonusregelingen voor medewerkers hebben alleen te maken met kwaliteit, niet met de hoogte van het aantal gedeclareerde adviesuren of andere omzet.
Voorbeelden van indirecte bonussen zijn het in staat stellen tot en betalen van het bijwonen van cursussen en verdiepingsdagen, permanente educatie, ter beschikking stellen van vakbladen en het halen van diploma’s.
Voorbeelden van directe bonussen zijn een extra financiële vergoeding in salaris na het behalen van een diploma en het in stand houden hiervan middels permanente educatie.
Door dit stelsel voorkomen we prikkels om klanten op basis van omzet worden behandeld in plaats van op adviesbehoefte. De lange termijn doelen zoals bedoeld in het “”manifest maatschappelijk verantwoord ondernemen”” zijn leidend. Het verlenen van zorg en nazorg is onafhankelijk van de hoogte van de beloning van de medewerker.
Extern beloningsbeleid
AFAC BV laat zich belonen op basis van twee systemen.
Voor complexe adviezen en bemiddeling wordt op basis van een uurtarief of vaste afspraak beloond, direct door de klant.
Voor eenvoudige diensten kan dit ook gelden waarbij in het algemeen geldt dat voor eenvoudige diensten zoals bemiddeling voor particuliere schadeverzekeringen door de klant indirect wordt betaald doordat de vergoeding voor AFAC BV samen met de premie wordt geïncasseerd en door de verzekeraar wordt afgedragen. (provisie).
Feitelijk leidinggevende(n) en de (vak)technische zekerstelling bij afwezigheid.
Voor ieder vakgebied is een medewerker met advieskwaliteit aanwezig. Borging geschiedt door het diplomastelsel of interne opleiding.
Vanwege de exclusieve samenwerking met Regiobank op het gebied van sparen en betalen volgen we voor dit gedeelte het opleidingssysteem van Regiobank.
AFAC te Neer en Meerts Assurantiën en Financiële Dienstverlening te Lottum verzorgen bij ziekte of verlof elkaars aanwezigheid van een feitelijk leidinggevende. Beide kantoren beschikken over een geldige vergunning en volgen in voorkomend geval het eigen adviesprotocol.
Ze hebben alsdan beiden toegang tot de klantgegevens, documenten en dossiers via het automatiseringssysteem van het andere kantoor.
Toegang wordt verkregen door uitwisseling van sleutel- en wachtwoordcodes.
Klantcontact wordt gegarandeerd door doorschakeling telefoon en email.
Na terugkeer van de leidinggevende worden alle nieuwe en gewijzigde klantdossiers doorgenomen en overgedragen.
Hiervan wordt een rapport gemaakt en toegevoegd aan het klantdossier.
Beschrijvingen;
Beschrijving zeggenschapsstructuur
De formeel juridische zeggenschap in de onderneming is op inzichtelijke wijze geregeld en vormt geen belemmering voor het toezicht van de AFM.
De rechtsvorm van de onderneming is BV
Personen die feitelijk zeggenschap hebben in de onderneming:
Bestuurders
HJ Smits
(Mede)beleidsbepalers
HJ Smits, SF Smits-de Groot
De onderneming heeft de volgende directe aandeelhouder(s):
GAIA BV
Deelnemingspercentage 100
Zeggenschapspercentage 100
Namen bestuurders HJ Smits en SF Smits-de Groot
Rechtspersoon GAIA BV heeft de volgende meerderheidsaandeelhouder(s)
Natuurlijke persoon HJ Smits en SF Smits- de Groot
Deelnemingspercentage 60 resp 40 %
Zeggenschapspercentage 50/50
Beschrijving borging betrouwbaarheid en integriteit
Vóór de indiensttreding van personeelsleden met klantcontact of na een wisseling van functie worden, ongeacht de aard van het (beoogde) dienstverband, de volgende controles uitgevoerd, uitgezonderd in het geval van (mede)beleidsbepalers:
Vaststellen identiteit, aan de hand van een geldig persoonsbewijs
Overleggen verklaring omtrent het gedrag
Raadplegen van het Centraal Insolventieregister m.b.t. status faillissement/rehabilitatie
Nagaan van antecedenten, d.m.v. eigen verklaring kandidaat en/of verificatie bij de laatste werkgever.
Medewerkers, ongeacht de aard van het dienstverband, zijn verplicht wijzigingen in hun antecedenten direct te melden bij de bestuurder van de financiële dienstverlener.
Indien op grond van bovenstaande informatie, of van het – ten dele – ontbreken daarvan, twijfel bestaat aan de betrouwbaarheid en integriteit van een kandidaat-personeelslid, wordt geen dienstverband met betrokkene aangegaan. Indien na indiensttreding inbreuken op de betrouwbaarheid en integriteit van het personeelslid blijken, kan dat reden zijn voor beëindiging van de arbeidsrelatie.
Van ieder personeelslid worden m.b.v. het formulier ’Borging betrouwbaarheid en integriteit’ individuele gegevens over betrouwbaarheid en integriteit vastgelegd. Dit formulier wordt bewaard in het personeelsdossier tot 5 jaar na uitdiensttreding.
Beschrijving borging incidentenregeling
Personeelsleden worden bij indiensttreding gewezen op hun meldingsplicht aan hun feitelijk leidinggevende of bestuurder t.a.v.:
- Incidenten *)
- Inbreuken op de betrouwbaarheid en integere handelswijze van personen en instellingen in het kader van de financiële dienstverlening, zowel intern als extern. (Bijv. in het kader van de Wet ter Voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme.)
Van incidenten, als bedoeld in art 29 Bgfo, wordt een registratie bijgehouden volgens het formulier ’Incidentenregistratie’. Gegevens over een incident worden door de bestuurder direct na constatering van het feit opgenomen in de registratie. De registratie is te allen tijde toegankelijk voor de AFM. De registratie wordt bewaard tot 5 jaar na de datum waarop het incident is afgesloten.
*) Onder een incident wordt verstaan: ”Gedraging of gebeurtenis, die een ernstig gevaar vormt voor de integere uitoefening van het bedrijf van een financiële onderneming”, art.1, onder o, Bgfo.
Beschrijving borging deskundigheid
De financiële dienstverlening*) wordt uitgevoerd door klantmedewerkers van wie de deskundigheid is geborgd door:
voor hun werkterrein relevante diploma’s,
en/of toezicht van (de) feitelijk leidinggevende(n),
en/of een collega-klantmedewerker die beschikt over het (de) vereiste vakdiploma(’s).
Bij indiensttreding zorgt de bestuurder ervoor dat aan de hand van diploma’s wordt gecontroleerd of medewerkers met klantcontact de voor hun functie relevante diploma’s hebben behaald na 1 januari 2006 en of is voldaan aan de daarbij behorende verplichtingen op het gebied van permanente educatie.
Klantmedewerkers die voor 1 januari 2000 een relevant diploma hebben behaald, moeten aantonen, dat zij daarna en voor 1 januari 2006, voldoende relevante werkervaring hebben opgedaan.
Voor iedere klantmedewerker is vastgelegd voor welke product/dienstcombinatie hij/zij welke werkzaamheden verricht en wat de daaraan verbonden bevoegdheden zijn. Voor iedere medewerker is een verantwoordelijke feitelijk leidinggevende aangewezen.
De feitelijk leidinggevende houdt toezicht op de werkzaamheden in het kader van de financiële dienstverlening van de hem/haar toegewezen klantmedewerker(s). De feitelijk leidinggevende beoordeelt voor afsluiting en verstrekking aan de klant, het door een klantmedewerker opgestelde advies op volledigheid, juistheid en motivering en ziet er op toe dat de werkzaamheden op vakbekwame wijze zijn verricht. Het toezicht van de feitelijk leidinggevende is permanent of incidenteel van aard, al naar gelang de ervaring en staat van dienst van een klantmedewerker.
De klantmedewerker die niet over het relevante diploma beschikt of niet (meer) voldoet aan de permanente educatieverplichtingen, mag alleen onder permanent toezicht van de feitelijk leidinggevende werkzaamheden met klantcontact uitvoeren.
De feitelijk leidinggevende is verantwoordelijk voor de product/dienstcombinatie(s) waarvoor hij/zij bevoegd is. De feitelijk leidinggevende is altijd in laatste instantie beslissingsbevoegd m.b.t. de afdoening van adviezen en bemiddeling.
De bestuurder zorgt voor de aanwezigheid van voldoende feitelijk leidinggevenden voor de product/dienstcombinaties in overeenstemming met de Wft-vergunning. Alle feitelijk leidinggevenden beschikken over de relevante diploma’s en voldoen aan de bijbehorende PE verplichtingen. Indien door ziekte of arbeidsongeschiktheid van een feitelijk leidinggevende de deskundige uitvoering van de financiële dienstverlening niet meer afdoende kan worden geborgd, neemt de bestuurder tijdig adequate maatregelen om afbreuk aan het vereiste deskundigheidsniveau te voorkomen.
Daartoe aangewezen klantmedewerkers kunnen elkaar over en weer bijstaan en coachen bij het opstellen van – onderdelen van – adviezen over impactvolle producten. Een advies aan een klant wordt pas verstrekt als de collega-klantmedewerker met een geldig diploma het advies eerst heeft beoordeeld en eventueel verbeteringen heeft voorgesteld (’vier ogen principe’).
In het formulier ’Borging deskundigheid’ zijn per klantmedewerker en feitelijk leidinggevende bovenstaande gegevens en afspraken vastgelegd en bijgehouden. Dit formulier wordt tot twee jaar na uitdiensttreding bewaard in het personeelsdossier van de betrokkene.
*) Daaronder wordt verstaan voorlichting, advisering, bemiddeling in en afhandeling van financiële producten en optreden als gevolmachtigd agent.
Beschrijving borging bewaarplicht adviesdossiers
Klantadviezen worden zorgvuldig en met inachtneming van de voor de onderneming geldende waarborgen voor deskundigheid en klantadvisering opgesteld.
Van iedere klant is een klantdossier beschikbaar met algemene gegevens en documentatie. Uitgebrachte specifieke adviezen en onderdelen daarvan m.b.t. impactvolle producten worden separaat in/bij het klantdossier bewaard, in fysieke of elektronisch reconstrueerbare/printbare vorm. Adviesdossiers worden tenminste 1 jaar bewaard.
Elk adviesdossier met betrekking tot impactvolle producten bevat de voor het advies noodzakelijke gegevens en documentatie:
het klantprofiel,
analyses en berekeningen,
de overwegingen voor het gegeven advies en de motivering van de klantmedewerker,
afspraken over de nazorg nadat het betreffende product is gekocht
eventueel een aantekening als de klant een beslissing heeft genomen die niet in overeenstemming is met het advies van de adviseur.
De klantmedewerker is verantwoordelijk voor het verzamelen en op geordende wijze opslaan van gegevens in het klant- en adviesdossier van een klant. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van een aanvulling in het electronisch dossier Flexdocs waarop de in het adviesproces geproduceerde en/of gebruikte documentatie is vermeld en zich in het dossier bevindt .
Het Flexdocs dossier wordt tevens door de feitelijk leidinggevende of door een collega-klantmedewerker gebruikt als controlemiddel.Er wordt beoordeeld of het dossier volledig is en of het advies passend is voor de klant.
Het advies of onderdelen daarvan wordt of worden gedurende het hele adviesproces digitaal aan de klant verstrekt in overeenstemming met de op de klantmedewerker van toepassing zijnde interne controleregeling m.b.t. permanent of incidenteel toezicht (zie procedurebeschrijving en formulier ’Borging deskundigheid’).